Cómo Programar a los Empleados de Forma Eficaz

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¿No está seguro de cómo programar a los empleados de forma eficaz? Le tenemos cubierto.

La programación eficaz de los equipos es sencilla en teoría: crear horarios de trabajo óptimos para que nunca falte ni sobrecargue personal, pero en la práctica es todo lo contrario.

Con la gran cantidad de tipos de turnos entre los que elegir, como los turnos rotativos, fijos y de guardia, y más de 500 turnos de trabajo, incluso una vez creado un horario, no hay garantía de que siga siendo óptimo, ya que hay que estar frente a los cambios de turno de última hora y a las solicitudes de tiempo libre.

Ahora las buenas noticias. En esta publicación, aprenderá cuáles son las claves para una organización eficaz y cómo programar a los empleados de forma efectiva en 9 sencillos pasos. Vea las claves para una programación eficaz como los bloques de construcción para crear un programa.

¿Qué hace un buen horario para los empleados?

Un buen horario para los empleados cumple varios requisitos, y:

• Refleja la disponibilidad del equipo, reduciendo el número de cambios
• Se alinea con factores como las cifras de ventas, el clima y lo ocupado que está actualmente
• Cumple con las leyes locales
• Es fácil de leer y compartir
• Está libre de cualquier error, como nombres mal etiquetados

Un buen horario de restaurante evita errores comunes como programar a un empleado para dos puestos a la vez (como un puesto FOH y BOH), programar a los miembros del equipo para puestos en los que no están entrenados, o poner a las personas equivocadas en el momento equivocado, lo que lleva a que no se presenten. Un buen horario para los empleados es inteligente y tiene en cuenta todos los factores tanto dentro como fuera de las cuatro paredes de su restaurante.

Las Claves para Programar a los Empleados Eficazmente

La creación de un horario sólido requiere que equilibre las necesidades tanto de su equipo como de su empresa. Si se centra en las necesidades del negocio, como tener una mezcla de los turnos adecuados, sin tener en cuenta que algunos miembros del equipo no disfrutarán de un turno concreto, el compromiso y la felicidad de los empleados se verán afectados.

Necesidades de los Empleados

Las necesidades de un horario para sus empleados variarán en función de su puesto de trabajo, por ejemplo:

• Querer avisar con antelación para gestionar sus vidas. Los constantes avisos de turnos de última hora son injustos para los miembros del equipo que trabajan arduamente y causarán resentimiento e infelicidad
• Tener turnos que se ajusten a su estilo de vida. Por ejemplo, un turno de noche probablemente no será adecuado para un empleado que tenga familia. En cambio, un estudiante puede ser más feliz con este tipo de turno
• Saber cuál es su función en el trabajo, para que entiendan lo que se espera de ellos
• Poder autogestionar las solicitudes de tiempo libre, algo que pueden hacer fácilmente con el software de programación para restaurantes
• La capacidad de cambiar o adquirir turnos extras con poca antelación

Requisitos de la Empresa

Los requisitos para los horarios de su empresa variarán en función de los distintos departamentos. Estos abarcan:

• La combinación adecuada de turnos para su empresa. Algunos tipos de turnos se adaptan mejor a su negocio que otros. Turnos rotativos Por ejemplo, los horarios fijos son ideales para las empresas que contratan principalmente a personal de carrera
• El deseo de contar con horarios de trabajo óptimos le permite tener siempre la cantidad adecuada de empleados trabajando, lo que le ayuda a mantener los costos laborales bajo control
• Ser capaz de gestionar mejor los índices de rotación de los empleados, algo especialmente importante si tiene un restaurante, ya que los índices de rotación son notoriamente altos
• Tener acceso a un software de programación que se integra perfectamente con su sistema de punto de venta para reducir el tiempo dedicado a la elaboración y gestión de los horarios

Cómo Programar a los Empleados de Forma Eficaz

Ahora que entiende la importancia de incorporar las necesidades del negocio y del personal en sus horarios, veamos un sencillo proceso de 9 pasos para programar los horarios de los empleados de forma eficaz (se incluyen ejemplos).

Paso 1: Establezca lo Que su Equipo Debe Hacer

Este es un proceso de dos partes:

1. Determine lo que se espera que un empleado con un trabajo específico complete en un determinado número de horas. La “cantidad de trabajo” puede medirse de varias maneras, dependiendo de su negocio. Por ejemplo, si administra un restaurante, puede fijarse en cuántas mesas atiende un mesero durante el servicio. Repita este proceso para cada función laboral de su empresa.
2. Especifique las tareas de cada puesto de trabajo. De nuevo, estas tareas variarán en función de su negocio. Siguiendo con el ejemplo del restaurante, el personal de cocina tendrá que preparar la comida, cocinar para los clientes y limpiar y cerrar su lugar al final del turno.

Paso 2: Observe Cuándo está Más Ocupado (y más lento)

Es el momento de examinar su actividad actual, es decir, el grado de ocupación que tiene en determinados días y a determinadas horas del día. Esto le ayudará a determinar la cantidad adecuada de personal que debe programar a lo largo de sus horas de operación. Aunque puede verse tentado a tomar decisiones sobre la dotación de personal basándose en su intuición -después de todo, usted conoce su negocio mejor que nadie-, no lo haga. Su intuición puede ser errónea y llevarle a realizar horarios menos óptimos que le dejen con exceso o falta de personal.

El enfoque más eficaz consiste en examinar los datos del negocio a partir de los informes de ventas y de mano de obra para elaborar horarios más inteligentes. Los informes de ventas, por ejemplo, pueden indicar a los restauradores cuántas mesas atienden en determinados días, cuándo se producen los momentos de mayor actividad y qué meses son más tranquilos que otros. Estos datos pueden ayudar a determinar los turnos precisos que requieren más personal y viceversa.

Lectura Recomendada: 8 Formas de Controlar los Costos Laborales de su Restaurante Hoy Mismo

Paso 3: Predecir los niveles de actividad futuros

Utilice los niveles de actividad actuales para prever los niveles de actividad futuros. Tenga en cuenta los ciclos de ventas diarios, mensuales, trimestrales y anuales. Si, por ejemplo, sus datos le indican que determinados momentos del día o del año están siempre más ocupados que otros, puede predecir con cierta seguridad que este patrón se repetirá y planificar de acuerdo a ello.

Con esta información en la mano, podrá tener una idea más clara de la cantidad de personal que necesita. Divida los estándares de producción por el número de clientes. Por ejemplo, si administra un restaurante que regularmente atiende 150 mesas un martes y un mesero puede atender 30 mesas en un turno de 8 horas, entonces probablemente necesitará 5 meseros.

Tenga en cuenta que algunos empleados son más productivos que otros. Aunque no quiera sobrecargar de trabajo a estos empleados, puede programar menos turnos cuando estén en una jornada. Por último, compruebe sus resultados con su intuición y haga los ajustes finales que considere oportunos.

Paso 4: Considere las Necesidades de su Personal

El siguiente paso es equilibrar la necesidad de un horario optimizado con las necesidades de los empleados, lo que significa que hay que asegurarse de:

• Avisar al personal con antelación de los cambios de horario
• Asignar los turnos al personal adecuado
• Asignar una cantidad justa de turnos por empleado
• Definir claramente las funciones para evitar confusiones
• Ofrecer a los empleados la posibilidad de cambiar de turno fácilmente
• Permitir a los empleados autogestionar las solicitudes de tiempo libre

No olvide tener preparadas las contingencias: Planifique el absentismo y espere cambios de turno de última hora. Y, por último, trabaje estrechamente con su departamento de Recursos Humanos para asegurarse de que no está infringiendo ninguna ley laboral, o lea las leyes de su zona para asegurarse de que sigue cumpliendo las normas.

Paso 5: Seleccione su Método de Programación de Turnos

Ahora es el momento de crear su horario. A la hora de crear su horario, puede elegir entre tres métodos: lápiz y el papel, hojas de cálculo de Google o Excel y el software de programación de horarios para empleados. Para seleccionar el método adecuado para su empresa, analice los pros y los contras de cada uno:

1. Utilizar lápiz y papel para crear horarios en los tablones de anuncios es lo más rentable, pero también lo que más tiempo consume y lo más propenso a cometer errores.
2. El software de programación de empleados le ahorra tiempo en la creación y administración de los horarios, por no hablar de dinero, a largo plazo. También es más fácil hacer cambios y compartirlos con su equipo.
3. Excel, aunque es más avanzado que el lápiz y el papel, sigue requiriendo una inversión de tiempo para crear los horarios y no se puede automatizar el proceso de programación como se puede hacer con el software.

Paso 6: Estar atento a los acontecimientos y factores que influyen en un horario

Una vez que tenga un programa de horarios bien elaborado, tómese un tiempo para considerar todos los factores antes de darlo por definitivo:

• Disponibilidad del Equipo. Compruebe cuándo están disponibles sus empleados para trabajar y asegúrese de que no será necesario realizar ningún cambio. Lo último que quiere es programar a alguien cuando está en clase o con sus hijos y que el equipo cargue con el peso de su error.
• Leyes locales de cumplimiento. Cada estado y país tiene diferentes leyes laborales locales. Asegúrese de que su horario es legalmente sólido y no infringe las leyes, lo que podría acarrear fuertes multas
• Previsión de ventas. Utilice su análisis predictivo en su beneficio, para tener la cantidad adecuada de personal cuando lo necesite.
• Presupuesto laboral. Compruebe las horas programadas en relación con el presupuesto de mano de obra para asegurarse de que no es demasiado elevado y de que no afecta a los márgenes de ganancia

También querrá conocer bien lo que ocurre a su alrededor y a su restaurante. Consulte el pronóstico del tiempo y haga los ajustes pertinentes para no tener a los meseros dando vueltas durante una tormenta mientras la comida se desperdicia. Si está cerca de un estadio o de una atracción local, consulte los horarios de los equipos o vea si hay algún acontecimiento en su zona para el que deba contratar personal.

Por último, puede que necesite o no la aprobación de la gerencia. Si es así, ahora es el momento de hacerlo.

Paso 7: Distribuir el Horario a los Empleados

Una vez que esté conforme con el horario final, envíelo a sus empleados para que sepan cuándo van a trabajar, qué se espera de ellos y sean responsables. Si utiliza Excel, puede distribuirlo por correo electrónico o facilitar el acceso a la nube.

Si utiliza tablones de anuncios o pizarras blancas, informe a los empleados cuando el nuevo horario esté listo y asegúrese de que saben que tienen que revisarlo regularmente para ver si hay cambios. Incluso puede considerar la posibilidad de llevar a cabo reuniones periódicas en las que se discutan los cambios de horario.

Y si utiliza un software de programación de horarios, publique el horario en la plataforma, y el personal recibirá al instante una notificación en su dispositivo móvil del nuevo horario y de cualquier cambio futuro. Este método de distribución implica menos reuniones en persona y una menor participación de los gerentes.

Paso 8: Establecer una Estrategia de Comunicación en Equipo

A pesar de toda su cuidadosa preparación y consideración, siempre habrá al menos un cambio que tenga que hacerse después de que el horario sea “definitivo”. La mejor manera de asegurarse de que no se produzcan más problemas es establecer una estrategia de comunicación en equipo para los intercambios y cambios de turno.

¿Tendrá su equipo la capacidad de hacer ciertos cambios de turno por su cuenta, o necesitarán la aprobación del gerente? Lo que sea que funcione para su restaurante, sólo asegúrese de que esas políticas se establezcan y se comuniquen a su equipo para evitar confusiones y dolores de cabeza.

Si aún no lo ha hecho, establezca un canal dedicado a su equipo para conversar sobre el trabajo y sólo el trabajo. Esto puede ser en servicios como Slack o Microsoft Teams, o simplemente un grupo de WhatsApp o iMessage. 7shifts tiene la comunicación en equipo incorporada junto con los horarios para una experiencia fluida, junto con herramientas para intercambiar turnos y la reserva de turnos, donde los empleados pueden ofrecer los turnos a quien quiera tomarlos.

Más información sobre el intercambio de turnos y las Herramientas de comunicación en equipo de 7shifts.

Paso 9: Evaluar Periódicamente su Horario y Proceso

El trabajo no termina una vez que se ha creado el horario. Hay que analizar regularmente el programa y los procesos de programación para identificar los problemas y encontrar soluciones para mejorar. La programación es una habilidad que requiere diligencia para llegar a ser excelente, y ningún programa es perfecto. Pero con las herramientas y los métodos adecuados, combinados con grandes recursos y datos sólidos, se puede llegar a estar muy cerca.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la mejor aplicación para programar los horarios de los empleados?

Con la confianza de decenas de miles de restaurantes y más de 500,000 miembros de equipos de restaurantes que trabajan arduamente, 7shifts ofrece las mejores herramientas de programación de horarios para la industria de restaurantera. Independientemente de la aplicación que elija, el software de programación de horarios es la mejor opción cuando en comparación con el lápiz y el papel o las hojas de cálculo.

¿Cómo puedo hacer un horario de trabajo gratis?

Puede dedicar menos tiempo a la elaboración de horarios con una de nuestras plantillas gratuitas de horarios para el personal del restaurante, tanto para horarios mensuales como para horarios semanales.

¿Por qué es importante una programación eficaz de los empleados?

Su equipo es el latido de su restaurante. Si se asegura de que su equipo programado tiene en cuenta su disponibilidad, su cumplimiento y las necesidades del negocio, su equipo podrá funcionar al máximo nivel posible. Una programación eficaz crea equipos eficaces.

Reflexiones finales sobre la programación eficaz de empleados

La programación eficaz de empleados puede ser un proceso complicado que nunca termina realmente. Tiene que enfrentarse a la selección de los tipos de turnos adecuados para su empresa y a la gestión de las solicitudes de los empleados de tiempo libre e incluso de los cambios de turno de última hora.

Afortunadamente, la programación de empleados no tiene por qué ser un reto siempre que incorpore las necesidades de los empleados y de la empresa en sus horarios y siga un proceso de nueve pasos para una programación magistral.

Si después de hacer lo anterior, la programación sigue siendo un proceso agotador, en el que se pierde tiempo creando, manteniendo y distribuyendo los horarios, puede ser el momento de cambiar su proceso o encontrar un nuevo método de programación.

7shifts es uno de esos métodos. La herramienta de programación de empleados está diseñada específicamente para los restauradores y le ayudará a gastar un 80% menos de tiempo en la programación y a reducir sus costos laborales hasta un 3%.

Puede ser un reto construir y gestionar los horarios de los turnos del personal Siguiendo esta guía y utilizando el software adecuado, ya no tiene por qué ser un desafío.

Fuente: Brown, Douglas Robert. The Restaurant Manager’s Handbook: How to Set Up, Operate and Manage a Financially Successful Food Service Operation